ERP y CRM: ¿Qué son y en qué se diferencian?

En el proceso de digitalización de una empresa, hay dos conceptos que aparecen con frecuencia: ERP y CRM. Ambos suelen mencionarse como parte de las soluciones para una mejor gestión, pero no siempre tenemos claro qué hace cada uno ni en qué se diferencian.

Poder entender esta diferencia nos llevará a tomar buenas decisiones tecnológicas. Elegir mal podría significar la duplicación de sistemas, perder información relevante o no obtener el impacto esperado en eficiencia y control en nuestra empresa.

En este artículo te explicamos qué es un ERP, qué es un CRM, en qué se diferencian y cómo se complementan dentro de una empresa moderna.

Contenido

• ¿Qué es un ERP?
• ¿Qué es un CRM?
• Principales diferencias entre un ERP y un CMR.
• ¿ERP o CRM? Depende de la etapa de la empresa.
• ¿El ERP y el CRM pueden trabajar juntos?
• Más allá de la contabilidad.
• Complementarios para el crecimiento de tu empresa.

¿Qué es un ERP?

Como hemos descrito en anteriores entradas de este blog, un ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema que permite integrar y gestionar los procesos centrales de una empresa en una sola plataforma. Su función principal es centralizar la información y asegurar que todas las áreas trabajen con datos consistentes y actualizados.

A diferencia de herramientas aisladas o planillas independientes, el ERP conecta la operación completa del negocio, desde las finanzas hasta los recursos humanos.

¿Qué áreas gestiona un ERP?

Un ERP puede incluir distintos módulos, según las necesidades de la empresa, desde la contabilidad hasta la gestión documental. Estos softwares también administran compras, proveedores, ventas, inventario, logísticas, recursos humanos y remuneraciones, incluidos reportería y análisis de datos.

El valor del ERP está en que toda esta información vive en un solo sistema, evitando duplicidad de datos y errores manuales.

¿Para qué sirve un ERP?

Con un ERP podrás tener mayor control sobre los procesos internos, reduciendo los errores operativos. A través de sus módulos y funcionalidades, podrás mejorar la coordinación entre áreas, facilitar el cumplimiento normativo y obtener reportes confiables en tiempo real para que tomes decisiones basadas en datos reales. 

En términos simples, el ERP es la base operativa y administrativa de la empresa.

¿Qué es un CRM?

Por su parte, un CRM (Customer Relationship Management) es un sistema enfocado en la gestión de clientes, prospectos y relaciones comerciales. Su objetivo principal es apoyar los procesos de ventas, marketing y atención al cliente.

Mientras el ERP mira hacia dentro de la empresa, el CRM se enfoca principalmente en la relación de tu empresa con el mercado.

¿Qué gestiona un CRM?

A través de un CRM podrás registrar prospectos y clientes y sus interacciones con tu equipo, hacer seguimiento de las oportunidades comerciales y gestionar embudos de venta. También, podrás automatizar una serie de tareas del equipo comercial y medir su desempeño. 

Un CRM es una herramienta de vital importancia para equipos comerciales, ya que les proporciona orden, visibilidad y control sobre su proceso de ventas.

¿Para qué sirve un CRM?

A través de un CRM, el equipo comercial tendrá apoyo para no perder oportunidades comerciales, también te ayuda a analizar su comportamiento y mejorar su experiencia.

Si necesitas ordenar el trabajo del equipo comercial, un CRM es la opción correcta ya que es la memorial comercial del negocio.

Principales diferencias entre un ERP y un CRM

Aunque ambos son sistemas de gestión, cumplen funciones distintas y están pensados para resolver problemas diferentes.

Aquí te dejamos un resumen para que todo quede más claro:

Enfoque

• ERP: Procesos internos y operación del negocio

• CRM: Clientes, ventas y relaciones comerciales

Usuarios principales

• ERP: Finanzas, contabilidad, RRHH, operaciones y gerencia

• CRM: Ventas, marketing y atención al cliente

Tipo de información

• ERP: Datos financieros, administrativos y operativos

• CRM: Datos de clientes, contactos y oportunidades

Objetivo

• ERP: Control, eficiencia y orden interno

• CRM: Crecimiento comercial y fidelización

Estas diferencias explican por qué uno no reemplaza al otro y por qué tu empresa podría necesitar ambos.

¿ERP o CRM? Depende de la etapa de la empresa

Una pregunta frecuente es si una empresa necesita un ERP o un CRM. En realidad, la respuesta depende del tamaño, la complejidad y el momento del negocio.

Cuándo un CRM puede ser suficiente

• Empresas pequeñas o en etapa inicial

• Negocios con foco principal en ventas

• Equipos comerciales que necesitan ordenarse

• Operaciones simples, con pocos procesos internos

Cuándo un ERP se vuelve indispensable

• Empresas medianas o grandes

• Organizaciones con múltiples áreas

• Negocios con obligaciones contables y laborales relevantes

• Empresas que requieren control financiero en tiempo real

• Operaciones que ya no pueden gestionarse con planillas

En la mayoría de los casos, cuando la empresa crece, el ERP deja de ser opcional.

¿El ERP y el CRM pueden trabajar juntos?

Sí. De hecho, lo ideal es que lo hagan.

Cuando un ERP y un CRM están bien integrados, la información fluye de manera natural entre áreas, haciendo, entre otras cosas, que las ventas se reflejen de manera automática en facturación y que el área de finanzas pueda tener visibilidad de ingresos reales y proyectados.

Por ejemplo el área de operaciones podrá planificar con información actualizada y la gerencia obtendrá una visión completa, entre otros ejemplos.

Con todo esto, tu empesa va a reducir errores, reprocesos que toman tiempo y malas decisiones que se basan en información incompleta.

El riesgo de sistemas desconectados

Con todos los beneficios de tener ambos sistemas funcionando en armonía, suponer los peligros de trabajar con sistemas desconectados no es un ejercicio complicado: duplicación de registros, errores manuales, pérdida de trazabilidad y una toma de decisiones más lenta y riesgosa, entre otras.

Más allá de la contabilidad

Hemos hablado en extenso sobre lo que hace un buen ERP a tu empresa, pero nunca está de más recordarlo. El ERP que deberías andar buscando no es solo un sistema contable, este debe ser flexible, modular y adaptable a tu empresa.

La adquisición de un ERP te permitirá ir creciendo sin necesidad de cambiar el sistema cada vez que lo hagas. También podrás integrarte con otras soluciones para adaptarlo a procesos específicos de tu negocio. Otro de los beneficios que te entregará es la obtención de información en tiempo real. 

El ERP debería acompañarte en la evolución de la empresa, transformándose en tu aliado estratégico para la gestión y la toma de decisiones.

Complementarios para el crecimiento de tu empresa

Como ya vimos, un ERP y un CRM no son lo mismo, pero no compiten entre sí; se complementan.

• El CRM gestiona relaciones y oportunidades

• El ERP gestiona la operación completa del negocio

Al entender esta diferencia podrás invertir mejor, evitar frustraciones y construir una base tecnológica sólida. Cada día el mercado le exige más a las empresas, sin embargo, que cuentes con un ERP robusto y adaptable es una decisión estratégica que deberías tomar si te importa el crecimiento sostenible de tu negocio.

Esperamos que este contenido haya sido de utilidad. Manténte atento al blog de Informat ERP para que no te pierdas el contenido de interés que subimos para empresas de todos los tamaños. Síguenos en las redes sociales y en el Canal de YouTube de Informat y conoce más sobre Informat en nuestro sitio web o comunícate con nosotros para agendar una reunión con nuestros expertos.